Sebagai apotek, perlu mengetahui SOP retur obat ke distributor agar semuanya terdata dengan baik.

Seperti yang kita tahu, apotek tidak boleh menjual obat yang sudah kadaluarsa, rusak ataupun palsu kepada konsumen.

Sehingga jika ditemukan obat yang tidak layak, harus segera dikembalikan ke distributor

Hal ini sah-sah saja untuk dilakuka karena untuk memastikan apotek tidak menjual obat-obatan yang sudah kadaluarsa ataupun rusak.

Lantas bagaimana SOP retur obat ke distributor? Sebelum itu, Anda harus mengetahui informasi di bawah ini terlebih dahulu.

Apa yang Dimaksud dengan Retur Obat?

Retur obat adalah proses pengembalian obat dari apotek ke pihak distributor. Semua obat-obatan yang diretur masih dalam kemasan, sehingga dapat diketahui penyebab retur nantinya.

Ada beberapa alasan retur obat harus dilakukan seperti, seperti:

• Obat kadaluarsa: Obat yang kadaluarsa tidak lagi aman untuk dikonsumsi dan harus dikembalikan.
• Obat rusak: Obat yang rusak mungkin karena penyimpanan yang tidak tepat atau karena cacat pabrik.
• Obat palsu: Obat palsu dapat berbahaya dan harus dikembalikan agar dapat diinvestigasi.

Proses retur obat biasanya diatur oleh kebijakan distributor. Apotek dan pasien harus mengikuti prosedur yang ditetapkan untuk memastikan bahwa obat dikembalikan dengan benar dan aman.

Sehingga tidak bisa sembarangan dalam melakukan retur obat. Semuanya harus terdata dengan baik seperti nama obat, masa kadaluarsa, dan sebagainya.

Bagaimana SOP Retur Obat ke Distributor?

Setiap distributor memiliki prosedur retur obat masing-masing. Namun secara umum, prosesnya seperti di bawah ini.

1. Pemisahan Obat Kadaluarsa:

• Petugas gudang farmasi memisahkan obat yang akan/sudah kadaluwarsa dari persediaan obat lainnya.
• Pemisahan obat dilakukan berdasarkan batch dan tanggal kadaluarsa.

2. Verifikasi dan Persetujuan:

• Petugas gudang farmasi mencocokkan data obat yang akan/sudah kadaluwarsa dengan faktur, meliputi batch dan tanggal kadaluarsa.
• Data yang telah diverifikasi oleh petugas gudang farmasi diajukan kepada Apoteker Gudang Farmasi untuk persetujuan.
• Apoteker Gudang Farmasi meninjau dan menyetujui data obat yang akan/sudah kadaluwarsa.
• Persetujuan Apoteker Gudang Farmasi diketahui oleh Kepala Instalasi Farmasi.

3. Pengembalian Obat Kadaluarsa:

• Obat yang akan/sudah kadaluwarsa dikembalikan kepada distributor sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.
• Pengiriman obat kadaluwarsa ke distributor dilakukan dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

4. Bukti Retur:

• Petugas yang mengantarkan obat kadaluwarsa kepada distributor wajib mendapatkan tanda bukti retur yang telah ditandatangani oleh pihak distributor.
• Tanda bukti retur tersebut diserahkan kepada petugas yang bertanggung jawab untuk memproses retur.

5. Penggantian Obat Kadaluarsa:

• Petugas memproses nota retur yang diterima dari distributor.
• Nota retur tersebut digunakan sebagai dasar untuk penggantian obat kadaluwarsa.
• Penggantian obat kadaluwarsa dapat dilakukan dengan dua cara:
  • Pemotongan tagihan dari distributor.
  • Pengembalian dana secara tunai.

6. Penyetoran Dana Tunai:

• Apabila penggantian retur obat kadaluwarsa dilakukan dalam bentuk tunai, petugas diwajibkan untuk menyerahkan dana tersebut kepada Bagian Keuangan.
• Bukti penerimaan dana tunai dari Bagian Keuangan harus disimpan sebagai dokumentasi.

Prosedur retur obat di atas bisa menjadi gambaran bagi Anda yang belum pernah melakukan retur obat ke distributor.

Kesimpulan

SOP retur obat ke distributor ini penting untuk diketahui khususnya bagi yang mengelola apotek.

Dengan begitu, Anda akan lebih mudah ketika ingin melakukan retur obat yang tidak layak untuk dijual ke konsumen.

Meskipun setiap distributor memiliki SOP yang berbeda-beda, namun secara umum tidak berbeda jauh.