CARAMENJADI.COM – Melayani pelanggan dengan baik menjadi salah satu tugas yang harus dijalankan oleh siapapun yang menganggap diri mereka sebagai pebisnis. Pelayanan yang memuaskan merupakan salah satu hal yang dinilai dan akan dijadikan pertimbangan oleh pelanggan apakah mereka akan bertransaksi lagi atau tidak pada bisnis Anda.

Memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan terlihat mudah namun sebenarnya cukup sulit lho untuk dilakukan, apalagi mengingat tiap konsumen punya kepribadian yang berbeda-beda. Nah, kali ini Kami akan memberikan tips-tips dasar dalam melayani pelanggan dengan baik. Selamat menyimak!

 

 

Persiapan Kepada Diri

Guna mempersiapkan diri untuk melayani pelanggan, ada beberapa hal yang setidaknya harus Anda bekali terhadap diri Anda sendiri. Diantaranya adalah:

1. Berpenampilan Baik

Penampilan merupakan hal yang pertama dilihat oleh pelanggan saat Anda melayani mereka. Oleh karena itu pastikan Anda berpenampilan yang baik. Selain memakai seragam yang sesuai dengan rapi, pastikan juga hal lain seperti tatanan rambut atau aksesoris yang Anda pakai tidak memberikan kesan yang buruk kepada konsumen.

 

2. Percaya Diri, Santun, Ramah

Sebagai seseorang yang memberikan bantuan kepada orang lain, Anda harus menunjukkan sikap yang menunjukkan bahwa Anda benar-benar bersedia menolong konsumen. Kepercayaan diri akan membuat Anda dinilai sebagai sosok yang bisa diandalkan serta mengeliminasi rasa minder atau grogi.
Selain itu Anda haruslah memiliki personality yang santun dan ramah. Tentunya pelanggan akan lebih nyaman berinteraksi dengan orang yang memiliki tindak tanduk yang baik.

 

3. Jaga Tutur Kata Dengan Pelanggan

Tutur kata yang baik dan benar menjadi bekal yang harus Anda miliki pula. Tak hanya menggunakan kata-kata yang menunjukkan rasa hormat, Anda juga harus menghindari kalimat yang berkonotasi negatif yang bisa menyinggung konsumen.
Selain itu, pastikan bahwa Anda dapat berbicara dengan jelas. Latihlah nada, intonasi, dan artikulasi Anda dalam berkomunikasi dengan konsumen. Tutur kata yang baik akan menambah daya tarik konsumen dalam berbisnis dengan Anda.

 

Berhadapan Dengan Pelanggan

Setelah Anda membekali diri Anda dengan hal yang ada diatas, kini saatnya Anda berhadapan dengan pelanggan. Saat Anda melayani, harap perhatikan hal-hal berikut ini:

1. Pemahaman Produk yang Baik

Pelanggan yang datang ke bisnis Anda pastinya akan bertanya banyak perihal produk-produk yang Anda tawarkan. Makanya, Anda harus memahami berbagai info tentang produk-produk tersebut dengan baik, mulai dari nama hingga spesifikasi lebih lanjut. Jika Anda mampu memberikan info yang jelas kepada pelanggan, tentu mereka akan lebih merasa pasti dan mantap untuk membeli produk yang Anda tawarkan.

 

2. Jaga Kontak Mata Dengan Pelanggan

Saat berhadapan dengan konsumen, pastikan bahwa pandangan Anda selalu tertuju kepada mereka alias tidak meleng kesana kemari. Hal ini selain akan membuat pelanggan merasa diperhatikan, juga akan membuat Anda lebih mudah dalam mempertimbangkan apa yang kira-kira mereka butuhkan.
Kontak mata juga bisa mengurangi tingkat kerugian dalam bisnis sebab biasanya konsumen yang ‘nakal’ akan memiliki gerak gerik yang mencurigakan dan cenderung mudah ditebak.

 

3. Responsif Dalam Melayani

Responsif menjadi tips berikutnya dalam melayani pelanggan secara baik. Perlu Anda ketahui, kecepatan respon merupakan esensi dari pekerjaan customer service. Tapi perhatikan juga bahwa selain cepat, respon yang Anda berikan haruslah merupakan respon yang tepat dan sesuai dengan permintaan konsumen.
Respon yang cepat dan tepat ini tentunya juga berlaku untuk bisnis yang berjalan secara online. Mengingat satu-satunya penghubung antara Anda dengan konsumen hanyalah chat, maka Anda harus mampu menjawab pesan dari konsumen dalam waktu yang singkat. Tentunya konsumen akan lebih menyukai bantuan yang diberikan dengan cepat, bukan?

 

Baca juga: Cara Membangun Usaha Sendiri

 

4. Aktif Menjadi Pendengar

Selain menjaga kontak mata, telinga Anda juga harus ‘awas’ terhadap berbagai kalimat yang dilontarkan oleh pelanggan terutama mengenai bisnis Anda. Dengan aktif mendengarkan, Anda akan memiliki kesempatan yang lebih baik dalam mengetahui permasalahan pelanggan serta cara penyelesaian yang efektif untuk hal tersebut.
Tambahan lagi dengan mendengarkan seksama, Anda bisa mengurangi resiko memotong perkataan pelanggan. Biarkanlah konsumen menyelesaikan kalimat mereka sebelum Anda jawab sebab apabila Anda terlalu sering memotong percakapan konsumen, Anda bisa dianggap tidak sopan dan membuat pelanggan malas berhadapan dengan Anda.

 

5. Terima Kritik dan Saran Dari Pelanggan

Tentunya pelayanan yang Kita berikan kepada pelanggan tidak akan sempurna. Tak jarang, konsumen akan memberi kritik dan saran terhadap pelayanan yang mereka terima. Disaat seperti itu, mendengar dan menerima kritik dan saran yang diberikan kepada Anda merupakan tindakan terbaik.
Menerima kritik dan saran dari pelanggan selain bisa dijadikan sebagai upaya evaluasi dan perbaikan layanan kedepannya, juga merupakan tanda bahwa Anda menghargai setiap pendapat yang diberikan oleh mereka.

 

Tips Menghadapi Pelanggan yang Bersikap Buruk

Sebagai customer service, pasti ada saja konsumen yang bersikap sangat buruk. Meskipun Anda tidak menyukai mereka, Anda tetap harus menjaga agar Anda tidak bersikap buruk juga kepada mereka. Berikut beberapa tips dalam menghadapi konsumen yang menjengkelkan:

 

1. Tetap Tenang dan Jangan Tersinggung Oleh Pelanggan

Pelanggan yang bersikap buruk cenderung mengumpat dan berkata kasar. Disaat Anda dihadapkan dengan situasi seperti ini, tariklah nafas dalam-dalam dan tanggapi seolah Anda tidak mendengarnya. Jangan tersingung dan ditanggapi dengan kata kasar kembali karena justru akan memperburuk situasi.
Usahakan untuk bicarakan masalah yang pelanggan alami dengan baik-baik. Beritahu mereka bahwa Anda bersedia membantu dan tawarkan solusi untuk menyelesaikannya.

 

2. Bicara Dengan Santai Kepada Pelanggan

Saat marah, pelanggan akan menggunakan nada yang tinggi untuk berbicara dengan emosi yang meluap-luap pula. Untuk menanggapinya, Anda harus menggunakan yang sebaliknya yaitu berbicara dengan nada yang rendah, lembut, serta bersikap santai namun tidak terkesan menyepelekan. Jika ditanggapi dengan sikap yang tenang, pelanggan biasanya akan mulai merasa malu dan amarahnya akan mereda.

 

3. Tahu Waktu Untuk Mundur

Berurusan dengan pelanggan yang bersikap buruk bisa memakan waktu yang lama. Anda pastinya akan merasa tidak nyaman, pusing, dan bisa mengakibatkan hasil akhir menjadi negatif. Jika sudah begini Anda harus bisa mengambil langkah kompromi guna memaksimalkan waktu yang Anda miliki untuk beralih melayani konsumen yang lebih potensial.

 

4. Tetap Ingat Anda Berinteraksi Dengan Manusia

Meskipun mereka melakukan hal yang tidak Anda sukai, tetaplah ingat bahwa pelanggan masihlah seorang manusia juga. Ada banyak kemungkinan mengapa pelanggan bersikap buruk, contohnya karena mereka sedang mengalami hal buruk juga.
Di momen seperti ini, cobalah untuk berempati dan mengerti kondisi mereka. Selain fokus kepada produk, Anda bisa coba untuk menanyakan tentang kesibukan mereka. Ya, hitung-hitung menjaga hubungan baik dengan pelanggan juga kan.

 

Itulah dia cara-cara melayani pelanggan dengan baik. Semoga artikel ini bisa membantu Anda untuk menanggapi dan memberikan layanan yang terbaik untuk setiap pelanggan yang Anda miliki. Tetap selalu ingat untuk menjaga citra diri Anda sendiri dan nama baik tempat Anda bekerja.